こんにちは
SNS集客専門家の田尻紋子です。
先日、生徒さんからこんな質問をもらいました。
「時間がないって言うのが言い訳なのはわかっているんだけれども、それでもどうしても時間が作り出せないんです。どうしたらいいですか？」
こんな感じの相談ですね。
それにお答えする形で、今回は「スケジュール管理」をテーマに書いていきたいと思います♪
これは生徒さん向けに公開していたコンテンツなのですが、特別にこのブログでも公開しちゃいますね^^
Contents
私も、頭の回転が速いわけじゃありません
そもそもの話、私も頭の回転とか行動とかが速い方じゃないんですよ。
昔あるイベントプロジェクトで、億稼ぐ協会の理事長さんたちとミーティングする機会があったんですけど、
スピード感が尋常じゃなかったですね💦
1時間や2時間という短い時間で多くのことが動いていくんですが、頭の回転が速すぎて理事長や会長についていけないくらい。
その会長も福の神みたいなニコニコした女性だったんですけど、スピードはめっちゃ速かったんですよ！
私も全然ついていけないので、速記みたいに全部紙に書いて、後から理解するということを繰り返してたんですね。
その時は、「この人たちは脳の作りが違うんだ！」と思ったんです。
でもその速さに衝撃を受けて、そのペースに必死についていくうちに私も速くなっていったんですよ。
だから、元々の頭の良さとかじゃなくて、ただ基準が上がったおかげで変わったんですね^^
成功者と私は何が違うの？
当時の私とその方たちは何が違うんだろう？と考えてみると、
お金持ちの人ってお金は作れるけど時間は作れないので、時間の貴重さがわかっていて、効率化にも熱心なんでしょうね^^
たとえば本を読む時にも、速読みたいに要約を使ってガンガン進んでしまう。
それ以前の私だったら、文章を一生懸命読んで、理解できなかったところをもう1回読む…みたいな感じでしたから、全然スピードが違うんですよね💦
そういう人がいるってことを覚えておいて、「こういう人みたいになる！」と考えていると、自然と成長できていたりしますね^^
『7つの習慣』のタイムマネジメント術を使おう
そんな感じで今日は、私が実際にやっているスケジュール管理をお伝えしていきたいと思います♪
ところで皆さんは、『7つの習慣』という本って読んだことありますか？
私はこの『7つの習慣』の、タイムマネジメントを使って時間管理しています^^
特に優先順位を決めることと、効率化すること。
たとえば自分が1つの作業にどれくらい時間がかかるのかって、意外とみんな把握してないんですよ！
Instagramの投稿でも30分前後でできるとお伝えしてますけど、時間を意識してないといつまでも1時間かかったりしますから。
だから、たとえばタイマーで40分をセットして、だんだん短くしていく…みたいに時間を意識するかどうかなんですよね！
あとは、非現実的なものじゃなくて、現実的な目標を立てることなど。
こうしたお話を書いていきたいと思っています♪
「時間がない」にもいろんなパターンがある
もちろん、物理的に時間がないって人もいると思うんですが、
詳しく聞いてみると時間がないというより、やるべきことが明確になってないから動けないパターンとか、
行動する前のためらいの時間があったりすることも多いんですよ💦
突発的な出来事があってペースが狂ってしまったり、スイッチを入れるのに時間がかかったりですね。
そういう場合にどうしたらいいのか？
私がやっているスケジュール管理方法
まずは私のスケジュール管理について紹介したいと思います♪
私はホワイトボードを使って、まずはタスクを箇条書きで書き出します^^
あとは、一週間のスケジュールを書いて、お休みの日を決めたら絶対に死守できるように効率化したりしますね^^
重要性・緊急性のマトリックス
そして一番大事なのが、『7つの習慣』にも出てくる「重要性・緊急性のマトリックス」になります！
皆さんもぜひ紙とペンを用意して書いてみて欲しいんですが、紙を横にして真ん中に十字の線を書いて、
「上に行くほど重要性が高い」「左に行くほど緊急性が高い」というふうに決めてください。
そうすると、次の4つの領域ができます！
- 重要＆緊急
- 重要＆緊急じゃない
- 重要じゃない＆緊急
- 重要じゃない＆緊急じゃない
まずはタスクを書き出して、整理してみる
皆さんもスケジュール帳の中にタスクがあると思うんですけど、私の場合このマトリックスにタスクを当てはめてあげないと、
すぐごちゃごちゃになっちゃうんですよ💦
文字にしないで頭の中で考えていたりすると、すごく気が重くなって動けなくなるわけです。
これが行動できない人の頭の中で、タスクがぐちゃぐちゃに散らかっている状態なんですね。
だから、一回紙に書き出して、この4つの領域に当てはめてみて欲しいんです^^
それぞれの領域に入る具体的なタスク
たぶん多くの人は、①の領域が一番多くなると思います！
私なら税金関係とか、他社リサーチとか、LINEアカウントの管理とか、粗大ゴミセンターへの電話とかがありますね。笑
②の領域には、私ならYouTubeを強化するとか、SNS用の写真を撮るとかが入りますね！
③の領域には、職場の同僚に飲みに誘われるとか、友達からの長電話がかかってくるとかが入ります。
④の領域は、ダラダラとSNSを見てたりゲームをしてたり、芸能人のゴシップニュースを見ていたりとかですね。
③や④のタスクが多い人は要注意！
こうやって分類してみると、いろんなことがわかります♪
たとえば④の領域が多い人は、気をつけた方がいいですね💦
もちろん④の行動も無駄というわけじゃなくて、私もゲーム実況を時間決めて見ていたりもするんですよ！
ストレス解消の意味で重要なんですが、依存的になったらダメなんですね。
それから、③の領域もやらない。
たとえば無駄な長電話をしてくる知人には時間を決めて対応するなど^^
③と④の領域はなるべく減らしていくことが大事なんです！
①のタスクに追われてしまうのもNG
一方で、多くの人は①を処理するのにずっと追われていると思うんです。
たとえば私は、どこかに電話して予約を取るというのがすごく苦手なんですよ💦
粗大ゴミセンターに電話するのを後回しにすることがあるので、とにかくホワイトボードに電話番号だけ書いておく。
次の日にパッと取り掛かれるように準備しておく感じですね！
そういう意味では、取り掛かるまでに時間がかかるせいで、時間がないって感じるわけですよ。
いかに②のタスクを増やせるかが大事
ただし、①の領域ばかりやっていても、成功はできないんです！
なぜなら、重要で緊急なことって、現状維持のためのタスクばかりだからです。
そうじゃなくて、②の領域、つまり重要だけと緊急じゃないことを優先でやるべきなんです♪
たとえば子どもと旅行に行くのも人生を豊かにしてくれますよね？
あとは学びに時間を使うのも必要ですよね。
だから大事なのは、いかに②のタスクをやるかなんですよ！
逆に、①のタスクに追われているのは、ヤバい状態だと思ってください💦
先延ばしすると、繰り返しエネルギーが奪われる
①のタスクも、思いついたらその場でやるって人は少ないと思います。
なんやかんやで、先延ばししてしまうものですよね？
でも、先延ばしすることで、ずっと頭の片隅にあって「あれやらなきゃ…」と、エネルギーを奪われ続けてるんですよ💦
「粗大ゴミの電話しなきゃ」と繰り返し思い出すたびに、繰り返しエネルギーを吸い取られてしまうわけです。
だから、もう①のタスクは秒で片付けましょうって話になります^^
物理的な時間がない人ならなおさら、取り掛かる前に時間を取られてちゃいけないわけですね。
①のタスクを片付けるのをゴールにしてしまうと、①が終わった時点で気が緩んでしまいます。
でも、①のタスクってすごいスピードで増えていくから、絶対になくならないんですよね💦
だから皆さんも、重要かつ緊急なお仕事は秒で片付けることを習慣にしてくださいね^^
処理する日付も決めてしまおう
ちなみにこれは私のオリジナルなんですけど、①のタスクは全部箇条書きで書き出してしまって、
「これは明日やる」
「これは今日やってしまおう」
というように、処理する日付も全部決めているんです！
その上で、スケジュールを見て可能な範囲で入れていくわけですね♪
こういうやり方もあるので、ぜひ試してみてください^^
おわりに
今日も最後まで読んでいただきありがとうございました！
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