こんにちは
instagram集客×引き寄せの専門家の田尻紋子です。
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「緊急性」「重要性」で時間管理
前回の記事では「今すべきことがわかる」5つの成功マインドについてお話ししてきました。
前回の終わりでお伝えした「時間管理」について、具体的に私がやっているテクニックをご紹介していきましょう。
まず前提として、私はホワイトボードに大きく縦線と横線を引いて十字を描きます。
| ①緊急かつ重要なこと | ②重要かつ緊急じゃないこと |
| ③緊急かつ重要じゃないこと | ④緊急ではなく重要でもないこと |
この横線が「緊急性」の軸で、縦線が「重要性」の軸となります。
左側に行くほど緊急で、上に行くほど重要と考えるわけですね。
こうして分割した4つの領域に、前回の記事でリストアップしたタスクを書き込んでいきます。
そうすることで、「今すべきことがわかる」状態になるんですね。
①緊急かつ重要なこと
この十字のマトリックスのうち左上の領域は、緊急かつ重要なタスクの領域です。
私たちが日常的に追い立てられているのは、ここに分類されるタスクでしょう。
たとえば、領収書を税理士さんに送ったり、生徒さんのプロフィールを送ったり、飛行機の予約、資料の作成などのタスクが当てはまります。
時間管理において大切なのは、この①のタスクをすぐに終わらせてしまうこと。
①に分類されるタスクは重要性も緊急性も高いので、必ず近いうちに終わらせる必要があるタスクです。
だとしたら、今すぐ取り掛かって終わらせてしまうのが1番合理的。
①のタスクの中でも優先順位をつけて、より重要で緊急なものからこなしていくと良いでしょう。
②重要かつ緊急じゃないこと
マトリックスの左上の領域は、重要だけど緊急ではないタスクが入ります。
実はこの②の領域のタスクにこそ、私たちの人生を豊かにするために1番重要なものが含まれています。
たとえば、読書や子どもとの時間を過ごすこと、市場分析、将来のための勉強などが当てはまります。
私たちはついつい①の緊急性のあることを優先しがちですが、②のタスクに取り組むことで長期的なメリットを得ることができます。
成功できるかどうかも、この②のタスクにいかに時間をかけられるかがポイントになってきます。
①のタスクが短期的な利益につながるとしたら、②のタスクは長期的な利益に結びつくものです。
①のタスクばかりに追い立てられていると、「毎日忙しいのになかなか収入が増えない」という状況に陥ってしまいます。
③緊急かつ重要じゃないこと
マトリックスの右下には、緊急だけど重要ではないことが当てはまります。
たとえば、突然かかってきた営業の電話などがそうです。
今すぐに対応する必要があるものの、そのタスクがビジネスに及ぼす影響はほんのわずかです。
この③の領域のタスクは、少なければ少ないほど良いと言えるでしょう。
④緊急ではなく重要でもないこと
最後の右下の領域は、緊急でも重要でもないことです。
あなたにも経験があると思いますが、だらだらゲームしたり、ネットしたりする行動からは何の収益も得られません。
もしゲームやネットが心のバランスを取るために必要な行為なら、②のタスクに当てはまる可能性はあります。
それでも、しっかりと時間を決めてこなすのが大切です。
③と④は減らし、①は即行動、②を大切に
ここまでの①〜④のタスクのうち、③と④のタスクは最大限減らしていけるように努力しましょう。
日常から無駄をどんどんなくしていけば、それだけビジネスにかけられる時間が増え、収益かする可能性もアップします。
一方で、①のタスクは即決即断で紹介していくのがポイントです。
もし取り掛かるのが難しいのであれば、①のタスクの中で優先順位を決めましょう。
売上の8割を決めるのは、2割の行動である
「売上の8割を決めるのは、2割の行動である」というパレートの法則がありますが、あなたのタスクの中でも8割の売上を左右する重大なタスクが存在するはずです。
つまり、「一番収益性が高いものは何か？」と考えて、優先順位をつけてみるわけです。
その優先度の高いタスクが、あなたにとっての「今すべきこと」となります。
そして一番重要なのが「どれだけ②に時間を費やせるか？」です。
イチローも次のようなことを言っています。
『小さいことを積み重ねるのが、とんでもないところへ行くただひとつの道だと思っています。』
ビジネスでもまったく同じことが言えて、②のタスクをどれだけ積み重ねていけるかが、成功できるかどうかを左右するのです。
曜日によってやるべきタスクを決めておく
また、私がやっているもう1つのテクニックとして、「曜日によってやることを決める」というものがあります。
私も以前は、1日にさまざまな仕事をやるマルチタスク状態で働いていました。
しかし、それだとなかなかスピードが出ず、結果が出しにくいんですよね。
一方で成功者たちをみていると、みんなやることが早く、レスポンスが早いことに気づきます。
日々の行動に無駄がなく、効率的に動いている証拠ですね。
そんな成功者たちにならって、私も「いかに無駄をなくして集中できるか？」を考えるようになりました。
その結果、1日にさまざまな仕事を入れるマルチタスクをやめ、「この曜日はこれしかしない！」というルールを決めたんですね。
月曜は何の仕事を入れるか？
たとえば、月曜は書類整理の仕事に設定しています。
面倒な書類整理は、毎日少しずつやったり気づいたときにやったりするのではなく、月曜日にまとめてやるルールにしたわけですね。
火曜日は「パトロール」しています。
主に自分の生徒さんのInstagramとかLINE@をチェックして、改善点のアドバイスをするためですね。
水曜と木曜は、コンサルだけに集中する日にしています。
そして金曜は、YouTubeの動画作成をやる…。
実際にすでに成功者している人たちも、曜日で仕事を分ける習慣を持っている人が非常に多いんですね。
重要な仕事は午前中に。ルーチンワークは午後に
他にも、「大事なことは午前中にやるべき！」という成功者のアドバイスも実践しています。
午後からはあまり頭を使わなくていいようなルーチンワークをやることに決めているんですね。
このように仕事の種類を事前に決めておくと、「今日はこれから何をやろう？」と迷う時間がなくなります。
まさに「今すべきことがわかる」状態になっているので、ほとんど時間を無駄にすることなく仕事に取り組めるんですね。
「今すべきことがわかる」状態へ
ここまで紹介してきたようなルールを作ることで、「今すべきことがわかる」状態を目指すことができます。
ただし、「ふーん、そんなやり方もあるんだ」で終わらせてしまえば、いつまでも成功することはできないでしょう。
この記事で紹介したテクニックを自分の日常にどう活かしていくかを考えられる人が、成功できるんですね。
ホワイトボードやスマホの待ち受け画面もおすすめ
たとえば、私のようにホワイトボードを買って日々のタスクを書き込んでもいいですし、紙に書いて手帳に貼っておくのもおすすめです。
自分がよく見るところ、目につくところに書いておくのがベストなので、スマホの待ち受け画面も良いでしょう。
やらざるを得ない状況を作るのも大切なので、高価なホワイトボードを買ったり、ハイブランドの手帳を用意するのもいいですね。
理想としては、週末までに翌週のタスクが明確になっているのがベストです。
おわりに
あなたもぜひ次の週末の時間を使って、来週のタスクを明確にリストアップしていきましょう。
その際には、なるべく具体的に一つひとつのタスクを書くのが、実行できる可能性を高めるコツですよ。
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